Gérer la disponibilité des salles de réunion peut être un défi dans les organisations très occupées, en particulier lorsqu'il s'agit de réservations ponctuelles de dernière minute. Pour résoudre ce problème, j'ai développé un outil d'automatisation basé sur Python qui intègre de manière transparente Slack à Google Agenda, permettant aux employés de vérifier rapidement la disponibilité des salles et de réserver des salles pour des réunions immédiates.

Le code Python est court et facile à modifier, peut être trouvé ici
Le code est conçu pour une plate-forme appelée AutoKitteh, qui est un projet open source, repo.

Dans de nombreuses entreprises, les salles de réunion sont gérées comme des ressources dans Google Agenda. Chaque salle est associée à un compte de messagerie unique et les employés peuvent ajouter ces salles à leurs invitations dans leur calendrier.

Nous avons créé une interface Slack simple qui permet aux utilisateurs de gérer rapidement et facilement les réservations ad hoc, ce qui la rend idéale pour les réunions qui doivent être planifiées dans les 30 prochaines minutes (elle peut être facilement modifiée à n'importe quel autre moment). Le système utilise trois commandes slash Slack personnalisées :

/availablerooms - Cette commande répertorie toutes les salles de réunion disponibles dans les 30 prochaines minutes.

/roomstatus - En saisissant le nom de la salle, les utilisateurs peuvent vérifier l'état d'une salle particulière pour les prochaines heures, notamment si elle est disponible ou réservée.

/reserveroom - Permet aux utilisateurs de réserver une salle spécifique pour leur réunion, en fournissant le nom de la salle et le titre de la réunion qui seront ajoutés à l'invitation du calendrier.

Inviter dans l'agenda :

Mise en œuvre:
L'automatisation écoute les événements dans Slack et utilise des API pour interagir avec Google Calendar et Google Sheets. Voici un aperçu du processus :

• Gestion de la liste des salles : une feuille Google sert de simple base de données, répertoriant toutes les adresses e-mail des salles. Cette configuration peut être facilement modifiée pour inclure des détails supplémentaires tels que les alias des salles, les emplacements ou les capacités. Exemple de configuration de Google Sheets :

1  [email protected]
2  [email protected]
3  [email protected]

Intégration : les scripts Python gèrent l'authentification et la communication avec Google Calendar, Google Calendar et les API Slack, traitant les commandes utilisateur et mettant à jour le calendrier en temps réel.

Pour d'autres exemples d'automatisation utiles, voir ici.