Die Verwaltung der Verfügbarkeit von Besprechungsräumen kann in vielbeschäftigten Organisationen eine Herausforderung sein, insbesondere wenn es um kurzfristige Ad-hoc-Buchungen geht. Um dieses Problem anzugehen, habe ich ein Python-basiertes Automatisierungstool entwickelt, das Slack nahtlos in Google Kalender integriert und es Mitarbeitern ermöglicht, schnell die Verfügbarkeit von Räumen zu überprüfen und Räume für sofortige Besprechungen zu buchen.

Der Python-Code ist kurz und leicht zu ändern. Sie finden ihn hier
Der Code wurde für eine Plattform namens AutoKitteh entwickelt, bei der es sich um ein Open-Source-Projekt (Repo) handelt.

In vielen Unternehmen werden Besprechungsräume als Ressourcen in Google Kalender verwaltet. Jeder Raum ist mit einem eindeutigen E-Mail-Konto verknüpft, und Mitarbeiter können diese Räume zu ihren Kalendereinladungen hinzufügen.

Wir haben eine einfache Slack-Schnittstelle erstellt, die es Benutzern ermöglicht, Ad-hoc-Buchungen schnell und einfach zu verwalten, was sie ideal für Besprechungen macht, die innerhalb der nächsten 30 Minuten geplant werden müssen (sie kann leicht auf jeden anderen Zeitrahmen geändert werden). Das System verwendet drei benutzerdefinierte Slack-Slash-Befehle:

/availablerooms – Dieser Befehl listet alle verfügbaren Besprechungsräume innerhalb der nächsten 30 Minuten auf.

/roomstatus – Durch Eingabe des Zimmernamens können Benutzer den Status eines bestimmten Zimmers für die nächsten Stunden überprüfen, einschließlich der Frage, ob es verfügbar oder gebucht ist.

/reserveroom – Ermöglicht Benutzern die Reservierung eines bestimmten Raums für ihre Besprechung unter Angabe des Raumnamens und des Besprechungstitels, die der Kalendereinladung hinzugefügt werden.

Im Kalender einladen:

Implementierung:
Die Automatisierung wartet auf Ereignisse in Slack und nutzt APIs, um mit Google Kalender und Google Sheets zu interagieren. Hier ist eine Aufschlüsselung des Prozesses:

• Raumlistenverwaltung: Ein Google Sheet dient als einfache Datenbank und listet alle Raum-E-Mail-Adressen auf. Dieses Setup kann leicht geändert werden, um zusätzliche Details wie Raumaliasnamen, Standorte oder Kapazitäten hinzuzufügen. Beispiel für die Einrichtung von Google Sheets:

1  [email protected]
2  [email protected]
3  [email protected]

Integration: Die Python-Skripte übernehmen die Authentifizierung und Kommunikation mit Google Kalender, Google Calendar und Slack APIs, verarbeiten Benutzerbefehle und aktualisieren den Kalender in Echtzeit.

Weitere nützliche Automatisierungsbeispiele finden Sie hier.